设备维修保养设备维修费4：维修保养的内部控制【完】

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图1 设备保养的流程分析我从2019-12-10《用流程分析协防税务风险》开始以流程分析作各种案例，设备维修保养的流程分析自也不例外，如图1。分析后的风险应对一共有11个，如下：导入TWI（工作教导）培训制度；设立专门培训单位，避免线上主管忙碌没培训，甚至造成工伤事件；设备操作人员必须岗前培训且通过考核；按设备使用手册定期保养并留存保养记录；设立保养后独立复核人员；重要设备保养后，必须作试产与评估作业；零配件验收与采购等职务区隔，避免业务集中产生弊端；使用、请购、采购、验收等职务区分，避免业务集中产生弊端；财务独立复核价格；建立领用时对点双签制度；库存定期盘点，避免撇脂等时间差风险；这11个对策中，第7～11个对策都与财务有直接关联，接下来说明这5个措施的内部控制：避免职务集中在设备管理中，财务部门、工务部门与使用部门分别是设备的日常使用与爱护由使用部门执行，而由工务部门督促检查，资金使用的效率（节约）则由会计做评估与跟进，形成一个三角形的牵制机能。如下图：

图2：设备维护的内控关系图

现将这些项目举例并罗列如下表：时序

措施

担当部门

职责【编制预算】

年度开始前

设备保养频率、耗材品名、数量、单价与责任人

使用部门

工务部门的单价管理与岁修计划

工务部门

设备投资计划（资本预算）

工务部门

年度设备投资计划【日常管理】

日常耗材采购

工务部门请购常备耗材（安全库存管理模式）

工务部门

库存管理

采购部门询议价，下单，跟进来料等

采购部门

采购单管理

质量验收

工务部门

验收

价差分离入账

会计部门

分离责任归属日常保养

一、二级维护

使用部门

二、三级保养

工务部门

耗材与零配件零用

工务部门

制作库存报表与领用明细岁修

耗材与零配件零用

工务部门

制作库存报表与领用明细【管理报表】

费用实绩与预算比较表

会计部门

月结后提出

《设备新增、耗损月报表》

会计部门

月结后提出

设备保养情况报告

工务部门

主要、重大设备评估

生产设备效能评估表

使用部门

竞争力提升或确保的能力PS、不同公司不同文化不同风险偏好，所以可能会有不一样的结构设计。预算控制预算绝对不是单独存活的，必定伴随着利益计划与工作计划，而且要在最有限的资源内，确保生产设备的运作正常，保证企业竞争力与生产力的上升。可以说，预算是为了达成事业计划、年度计划、工作计划的经济资源的支援，很多老师总要把预算作业说成是预算控制着全公司的各种活动，明明是后卫就故意说成前锋，非常不伦不类，所以我是非常不以为然，就不知道类似的自我感觉良好的老师，能不能给广大的读者一个「正听」。可能为了提升生产力，由生产技术部门（或生产部门）结合工务部门共同研究、提出设备的汰旧换新的计划与资本预算；如果是事务设备，就可能是管理部或使用者结合IT部门共同提出事务机器的改良方案，这些都是属于资本预算（年度设备投资计划）的范围之一。但资本预算必定伴随着（1）生产力提升计划、（2）行政事务效率提升计划，而且这些计划必定要（3）检附「成本与效益评估表」。维修保养的预算，由使用部门提出，工务部门协助与指导；工务部门必须针对维修保养的计划提出是不是能确保设备维持生产力，或提升生产力给出专家意见；由董事会或总经理确认后实施。财务部门在这个过程中，仅能提出费用是不是节约或是不是合理，而不能也不该有所谓的准不准或拨不拨预算的权利。当然，公司没钱的事实也必须及时反馈给董事会或总经理，避免因为信息不对称导致冲突。维修用的零配件的单价虽然由采购负责日常的询议价，但真正的管理者还是工务部门，针对此一年度的零配件单价要提出预估，并作为次一年的核算依据，包括平时的预提与实践采购时的价差比较基础。常备零配件库存管理常备零配件的仓库通常由工务部门打理，最次也应该是仓储部门管理，会有常备零配件库存的原因，不外下列原因：1）批量采购有价格优势；2）远途供应（例如境外地区的供货源）的零配件；3）订制品（交货前置时间比较长的）；4）替换下来但质量还不错可以临时顶着用的零配件。既然是库存管理，就需一如仓储部门按月制作库存报表，所不同的地方是工务编制的库存通常就带单价与金额，所以会计人员取得这样的报表虽然比较便利，但还是要验证单价是否是所谓的年度标准单价。库存报表还另外要提供所有零配件被那个部门领用、用于那个设备的明细表，会计部门可以根据这个明细表作费用分摊的记账凭证；当然明细表后面检附所有的领料单是必须的。所有的仓库管理都一样的，在进料的时候，有仓库管理人员与厂商就送货数量「对点」，有质量监督部门确认；领发料时由领料人员与仓库管理人员对点数量。维修费计提的依据工务部门除每个月提出库存报表与领用明细外，还需针对大保养的时程提出进度表，会计就根据进度表与所需要用的耗材作预估。预估时就以需要用到的耗材（零配件）的数量??年度标准单价，再按保养周期换算；例如前次保养是3月份，下一次保养是9月份，而当期是六月份的时候，就是数量×年度标准单价?6??3，得出累计到6月应计提的数据。为方便核算，每月底计提、次月初冲回，实际发生不用考虑已经计提数。月底计提时：DR 制-耗用物料CR 其他应付次月冲回（月底计提时同时制作冲回的记账凭证）：DR 其他应付CR 制-耗用物料零配件采购管理请购：工务针对安全库存的不足数并考虑经济订购量后提出请购，也针对即将使用的订制品或非常备库存进行请购作业。请购必须提出相应的记录证明需求的来源，包括但不限于库存报表、维修保养计划。采购：采购负责询议价，除牵制作用避免舞弊外，对于境外采购涉及国际贸易规则，采购部门要比工务部门具优势。验收：由使用部门或工务部门验收，实务上使用部门或工务部门验收都还可以舞弊，但也没有更好的方法。评估：财务部门除接受货款的申请与核对外，还可以对价格、数量、预算进行复核。如同「设备维护的内控关系图」的相互牵制一样，零配件的采购管理也在工务部门、采购部门与财务部门之间形成一个相互牵制的结构，如图2。

图3：零配件采购管理内控结构图

结论设备维修保养是生产企业一件很重要，但又如同搞卫生一样，不能立即获得掌声的工作；维护保养时的零配件对企业而言属于生产成本中的变动成本，因为保养项目有一定期限的区隔，导致部分耐用的零配件不是每次保养都会出现的，企业需要预提，一方面符合收入与成本配合原则，另一方面避免产生费用节约的假象。按三级保养计划实施过程中替换的润滑油、零配件都属于「耗用物料」是成品生产成本中的变动成本；因为故障导致的费用，只属于恢复原状的，列入维修费用的科目；更改原始设计与提升设备功能或效能，且发生的金额达到资本化的门槛的，列入设备的改良成本，否则还入维修费；有会计与税务差异的，按账外调节的方式以达到税务申报的要求。因为祖国99.8%的企业都是中小微企业（统计局说的），所以没有那么强烈的内控概念，但税法说的计税基础50%且改良后会增加设备使用年限达两年以上的标准还是要把握住；即便是中小微企业的会计或代理记账业的会计人员都要养成明辨曲直，并讲究证据的习惯，不要先入为主的概念，尤其不要只以税法看企业的经营活动。虽然都以生产企业举例说明，商贸企业情况也是类似，当然发生的设备不是制造部门所拥有的，也就按使用部门的性质归类到销售费用、管理费用、研发费用。因为文字达9500多个字，所以分成四篇，到此维修发生的费用，总体告一段落，有任何意见的朋友，欢迎通过留言或微信联系。谢谢！预祝读者们，元旦佳节快乐。

齐至德（DALE CHI）己亥年腊月初四@东莞公众号联系方式? ? ? 丁潇（Wain)? 微信号? ?wain181cn??? ? ? 齐至德（Dale Chi) 微信号? ?dalechi财税微波?专注财税合规内控建设?成本管理扫描/长按二维码关注